Mengenal Kraljic Matrix

 Apa itu Kraljic Matrix?

Salah satu bagian penting dari strategic procurement adalah melakukan segmentasi portofolio belanja atau spend perusahaan. Dari segmentasi tersebut, dapat ditentukan strategi procurement yang tepat untuk masing-masing segmen. Kraljic Matrix adalah salah satu metode yang efektif untuk membantu kita melakukan segmentasi tersebut.

Kraljic Matrix menjadi tools yang populer setelah Peter Kraljic, melalui artikelnya di Harvard Business Review tahun 1983, menyarankan bahwa spend perusahaan dapat dipetakan berdasarkan dua aspek, yaitu dampak terhadap keuntungan (profit impact) dan resiko supply (supply risk).

Profit impact adalah berapa besar pengaruh dari produk yang dibeli terhadap profit perusahaan. Sebagai contoh. bagi perusahaan yang memproduksi susu kemasan, bahan baku susu segar adalah produk yang sangat berpengaruh terhadap profit. Sedangkan produk seperti alat tulis kantor, efeknya sangat kecil terhadap profit perusahaan tersebut. Dalam prakteknya profit impact ini sering korelasikan dengan spend value dari masing-masing produk.

Supply risk terkait dengan seberapa besar resiko yang dihadapi perusahaan dalam memperoleh pasokan produk yang dibutuhkan dari supplier. Resiko ini dipengaruhi oleh ketersediaan supplier yang dapat memasok produk tersebut di pasar. Selain itu, supply risk juga dipengaruhi oleh spesifikasi produk yang dibutuhkan. Apakah produk tersebut adalah produk standar atau produk yang khusus dan customized. Supply risk juga terkait dengan resiko eksternal yang dapat mempengaruhi pasokan seperti jarak supplier, moda transportasi, resiko bencana, kebijakan politik, dll.

Dua aspek diatas dapat digambarkan dalam matrix di bawah:

Berdasarkan matrix diatas, spend perusahaan dapat dibagi menjadi empat kuadran atau segmen. Masing-masing segmen akan memiliki strategi procurement dan hubungan buyer-supplier yang berbeda, antara lain:

Non-critical items

Produk di kuadran ini memiliki resiko pasokan dan profit impact yang rendah. Contoh produk yang sering dipakai untuk segmen ini adalah alat tulis kantor/ stationary. Belanja perusahaan untuk produk ini nilainya relatif kecil dan pemasoknya mudah diperoleh. Jika terjadi gangguan pasokan, maka tidak akan berdampak besar terhadap bisnis perusahaan.

Strategi bagi buyer untuk segmen ini adalah melakukan simplifikasi dan standarisasi agar sedapat mungkin menghemat sumberdaya dan waktu untuk mengelola proses pengadaannya. Contoh strateginya antara lain dengan melakukan standarisasi produk, e-catalogues, fixed rate-card, ,dan 3rd party sourcing.

Leverage items

Di kuadran ini, ciri produknya antara lain nilai pembeliannya besar dan berpengaruh besar terhadap profitability namun resiko pasokannya kecil. Buyer memiliki keunggulan atau power di kuadran ini.

Strategi procurement di kuadran ini adalah memaksimalkan keuntungan dari kompetisi. Buyer dapat melakukan periodic competitive tender, dan melakukan negosiasi harga dengan existing supplier. Namun buyer juga perlu waspada agar tidak terlalu berlebihan menekan margin supplier sehingga mengorbankan kualitas dan keberlanjutan pasokan.

Bottleneck items

Ciri-ciri kuadran bottleneck adalah kebalikan dari leverage, yaitu low spend dan profit impact namun high supply risk. Contoh dari kuadran ini adalah produk dengan spend kecil yang tipe marketnya monopoli atau oligopoli. Contoh lain adalah produk dengan spesifikasi yang sangat khusus atau customized namun nilai pembeliannya tidak terlalu besar juga masuk ke dalam kuadran ini.

Di kuadran ini power supplier lebih besar, sehingga fokus strategi procurementnya adalah bagaimana menggeser produk di kuadran ini ke kuadran lain. Caranya dengan mengubah spesifikasi customized menjadi spesifikasi standard, atau dengan mengganti dengan produk subtitusi yang resiko pasokannya lebih kecil. Selain itu strategi pengamanan pasokan dengan memiliki perjanjian pasokan dan safety stock juga sebaiknya dilakukan.

Strategic items

Kuadran terakhir adalah Strategic, dimana resiko pasokan dan profit impactnya besar. Item di kuadran ini adalah item yang sangat penting bagi bisnis. Jumlah spend yang besar, namun ketersediaan pasokannya terbatas. Sehingga kekuatan antara buyer dan supplier seimbang. Buyer membutuhkan supplier karena resiko pasokan besar, sedangkan supplier akan berusaha mempertahankan bisnisnya dengan buyer karena spend yang besar.

Strategi utama bagi buyer di kuadran ini adalah menjalin strategic partership dengan supplier. Ditandai dengan komitmen dan kontrak jangka panjang, serta hubungan yang kolaboratif seperti adanya continuous improvement, join business plan, early supplier involvement, IT system integration, dll. Buyer juga dapat mendorong supplier untuk melakukan inovasi dan investasi yang dapat mendukung pengembangan produk dan proses dimasa mendatang.

Pentingnya Strategi yang Tepat

Kraljic Matrix adalah metode yang cukup mudah diterapkan dan masih sangat relevan untuk membantu procurement professional menentukan strategi procurement di masa sekarang. Kesalahan strategi untuk masing-masing segmentasi produk akan mengakibatkan resiko terganggunya operasi, pemborosan sumber daya, hingga potensi hilangnya profit. Sebaliknya dengan strategi yang tepat maka procurement dapat mengoptimalkan kontribusi bagi kontinuitas, pertumbuhan bisnis, dan menciptakan profit.

—

Referensi: Purchasing Must Become Supply Management (hbr.org)